Informativa sul trattamento dei dati personali
XLI Convegno AIC 2026 – Università degli Studi di Teramo
1. Premessa e ambito di applicazione
La presente informativa descrive le modalità con cui vengono trattati i dati personali degli utenti che consultano il sito convegno-aic-teramo.com e che utilizzano i servizi connessi al XLI Convegno AIC 2026 (di seguito anche «il Convegno»), che si terrà presso l’Università degli Studi di Teramo il 23 e 24 ottobre 2026.
Il trattamento avviene nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR»), del D.lgs. 30 giugno 2003 n. 196 e successive modifiche («Codice in materia di protezione dei dati personali») e dei provvedimenti del Garante per la protezione dei dati personali.
L’informativa copre i seguenti trattamenti: iscrizione al Convegno, adesione alla Cena di gala, prenotazione del servizio navetta, richieste di prenotazione presso le strutture alberghiere convenzionate, assistenza tramite chatbot e segreteria organizzativa, navigazione sul sito e gestione dei cookie.
2. Titolare del trattamento e Responsabile
Titolare del trattamento è l’Università degli Studi di Teramo, con sede legale in Via R. Balzarini 1, 64100 Teramo, tel. 0861 2661, PEC protocollo@pec.unite.it, P.IVA 00898930672, C.F. 92012890676.
SDG On Stage S.r.l.s. (P.IVA IT02016680676), con sede legale in Via delle Regioni 6, Alba Adriatica (TE), e sede operativa in Via Kennedy 9, Corropoli (TE), e-mail info@convegno-aic-teramo.com, tratta i dati in qualità di Responsabile del trattamento per conto del Titolare, ai sensi dell’art. 28 GDPR, limitatamente alla gestione tecnica del sito, delle piattaforme di registrazione e dei moduli.
Per i trattamenti relativi al pagamento e alla prenotazione alberghiera intervengono soggetti terzi che operano quali titolari autonomi (v. §5).
Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO)
L’Università degli Studi di Teramo ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO), contattabile all’indirizzo rpd@unite.it (PEC: rpd@pec.unite.it).
3. Categorie di dati personali trattati
In funzione del servizio utilizzato, sono trattate le seguenti categorie di dati:
| Servizio / Flusso | Dati trattati | Note |
|---|---|---|
| Iscrizione al Convegno (Zoho Backstage) | Nome, cognome, e-mail, telefono, ente/affiliazione, ruolo/categoria; se richiesta ricevuta/fattura: dati di fatturazione (ragione sociale, C.F./P.IVA, indirizzo, SDI/PEC). | Biglietto gratuito; genera e-ticket. |
| Cena di gala (sessione a pagamento) | Adesione alla cena, eventuali esigenze alimentari, dati necessari al pagamento (gestiti dal fornitore di pagamento). | Esigenze alimentari: campo facoltativo, possibile dato ex art. 9 (consenso esplicito). |
| Servizio navetta (Zoho Forms) | Nome, cognome, e-mail, telefono (facoltativo), tratte/orari selezionati. | Sistema autonomo rispetto alla registrazione. |
| Prenotazione alberghiera (moduli strutture convenzionate) | Nome, cognome, e-mail, telefono, struttura prescelta, tipologia camera, date di soggiorno, eventuali note. | Trasmessi alla struttura prescelta, che li tratta come titolare autonomo. |
| Assistenza (chatbot SalesIQ / Zoho Desk e e-mail) | Contenuto della conversazione/richiesta, eventuali nome ed e-mail, dati del ticket di assistenza. | Raccolta minimizzata ai fini dell’assistenza. |
| Navigazione e cookie | Dati di navigazione, identificativi tecnici, preferenze sui cookie e log dei consensi. | Dettaglio nella Cookie Policy (§11). |
4. Finalità del trattamento e basi giuridiche
| Finalità | Base giuridica (art. 6/9 GDPR) | Conferimento |
|---|---|---|
| Gestione dell’iscrizione, emissione e-ticket, comunicazioni organizzative sull’evento. | Esecuzione di misure precontrattuali/contratto su richiesta dell’interessato (art. 6.1.b). | Obbligatorio per iscriversi. |
| Gestione della Cena di gala e del relativo pagamento. | Contratto (art. 6.1.b). | Facoltativo (solo se si aderisce). |
| Gestione delle esigenze alimentari per la cena. | Consenso esplicito (art. 9.2.a) ove rivelino dati particolari. | Facoltativo. |
| Gestione delle richieste di prenotazione navetta. | Misure precontrattuali/contratto (art. 6.1.b) o legittimo interesse organizzativo (art. 6.1.f). | Facoltativo. |
| Inoltro della richiesta di prenotazione alla struttura alberghiera prescelta. | Misure precontrattuali su richiesta dell’interessato (art. 6.1.b) e/o consenso (art. 6.1.a). | Facoltativo. |
| Assistenza agli utenti e gestione dei ticket. | Legittimo interesse (art. 6.1.f) o esecuzione del contratto (art. 6.1.b). | Facoltativo. |
| Adempimenti contabili e fiscali relativi ai pagamenti. | Obbligo legale (art. 6.1.c), in capo ai rispettivi soggetti incassanti. | Obbligatorio se si effettua un pagamento. |
| Cookie tecnici e cookie non tecnici. | Legittimo interesse per i tecnici (art. 6.1.f); consenso per i non tecnici (art. 6.1.a). | Tecnici necessari; altri facoltativi. |
5. Destinatari, comunicazione e trasferimento dei dati
5.1 Strutture alberghiere convenzionate (titolari autonomi)
I dati inseriti nei moduli di richiesta di prenotazione alberghiera sono trasmessi esclusivamente alla struttura alberghiera prescelta dall’utente, al fine di dare seguito alla richiesta di soggiorno. Ciascuna struttura tratta tali dati in qualità di titolare autonomo del trattamento e gestisce direttamente la conferma della prenotazione, il soggiorno, il pagamento, la fatturazione/ricevuta e le eventuali cancellazioni o rimborsi, secondo le proprie condizioni e la propria informativa privacy.
L’organizzazione del Convegno non incassa il corrispettivo del soggiorno e non emette documenti fiscali relativi allo stesso; il suo ruolo è limitato alla presentazione delle strutture convenzionate e all’inoltro della richiesta. Strutture convenzionate destinatarie dei dati: Youmami, Hotel Cristallo, Grand Hotel Don Juan, Hotel Europa (Giulianova).
5.2 Responsabili del trattamento (fornitori che operano per conto del Titolare)
Per l’erogazione dei servizi, i dati possono essere trattati dai seguenti fornitori, nominati Responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR sulla base di appositi accordi:
| Fornitore | Attività | Note / collocazione dati |
|---|---|---|
| Zoho | Registrazione evento e cena (Backstage), moduli navetta/hotel (Forms), chatbot (SalesIQ) e ticketing (Desk). | Data center nell’Unione Europea (istanza .eu). |
| Stripe | Gestione dei pagamenti elettronici della Cena di gala. | Soggetto con sede negli Stati Uniti; trasferimento assistito da Clausole Contrattuali Standard (v. §5.4). |
| Hostinger | Hosting del sito. | Server nell’Unione Europea. |
| iubenda | Gestione informativa, cookie banner e log dei consensi. | Trattamento dei soli dati di consenso/preferenze. |
5.3 Altri destinatari
I dati possono inoltre essere comunicati a soggetti che svolgono attività strumentali (es. consulenti, fornitori IT) e alle autorità competenti ove richiesto dalla legge. I dati non sono diffusi né ceduti a terzi per finalità di marketing.
5.4 Trasferimento dei dati al di fuori dell’Unione Europea
Ove un fornitore comporti un trasferimento di dati verso Paesi terzi (in particolare Stripe, con sede negli Stati Uniti), il trasferimento avviene sulla base di adeguate garanzie ai sensi degli artt. 44 e seguenti del GDPR, quali le Clausole Contrattuali Standard adottate dalla Commissione europea.
6. Periodo di conservazione
I dati sono conservati per il tempo strettamente necessario alle finalità indicate e secondo i termini di legge:
| Finalità | Periodo di conservazione |
|---|---|
| Dati di iscrizione e partecipazione all’evento. | Fino allo svolgimento dell’evento e per i 12 mesi successivi, salvo contenzioso. |
| Dati contabili/fiscali relativi ai pagamenti. | 10 anni, in capo ai rispettivi soggetti incassanti (obbligo civilistico/fiscale). |
| Dati di assistenza e ticket. | Fino a 24 mesi dalla chiusura della richiesta. |
| Log dei consensi (cookie/privacy). | Per il periodo previsto dalla normativa e dalla soluzione iubenda. |
| Dati delle richieste navetta/hotel. | Fino alla conclusione dell’evento; per le richieste hotel, la successiva conservazione compete alla struttura. |
7. Natura del conferimento e conseguenze del rifiuto
Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori è necessario per iscriversi al Convegno e per usufruire dei servizi richiesti; il rifiuto comporta l’impossibilità di completare l’iscrizione o di erogare il servizio. Il conferimento dei dati facoltativi (es. esigenze alimentari, telefono per la navetta) non è necessario e il rifiuto non pregiudica i restanti servizi.
8. Modalità del trattamento e misure di sicurezza
Il trattamento è effettuato con strumenti prevalentemente elettronici, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, minimizzazione e limitazione delle finalità. Sono adottate misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza appropriato al rischio, con accesso ai dati limitato al personale autorizzato e ai responsabili del trattamento.
9. Processo decisionale automatizzato
Non è effettuato alcun processo decisionale automatizzato, inclusa la profilazione, che produca effetti giuridici o incida significativamente sull’interessato.
10. Diritti dell’interessato
L’interessato può esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli artt. 15-22 del GDPR:
- accesso ai propri dati e informazioni sul trattamento (art. 15);
- rettifica dei dati inesatti o integrazione di quelli incompleti (art. 16);
- cancellazione dei dati (art. 17), nei casi previsti;
- limitazione del trattamento (art. 18);
- portabilità dei dati (art. 20), nei casi previsti;
- opposizione al trattamento fondato sul legittimo interesse (art. 21);
- revoca del consenso in qualsiasi momento, senza pregiudizio della liceità del trattamento precedente (art. 7).
I diritti possono essere esercitati scrivendo a info@convegno-aic-teramo.com oppure rivolgendosi al Responsabile della protezione dei dati presso l’Università degli Studi di Teramo, all’indirizzo rpd@unite.it, o tramite raccomandata A/R a: Università degli Studi di Teramo, Ufficio GDPR, Via Balzarini 1, 64100 Teramo. L’interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
11. Cookie
Il sito utilizza cookie tecnici e, previo consenso, cookie non tecnici. Le informazioni di dettaglio sulle tipologie di cookie, le finalità e le modalità di gestione del consenso sono contenute nella Cookie Policy. L’utente può modificare le proprie preferenze in qualsiasi momento tramite il pannello dedicato. La presente informativa è integrata dalla Privacy Policy generata tramite iubenda.
12. Minori
Il sito e i servizi non sono destinati a minori di 16 anni e non raccolgono consapevolmente dati di minori.
13. Modifiche all’informativa
La presente informativa può essere aggiornata in conseguenza di modifiche normative, organizzative o tecniche. La versione vigente è quella pubblicata sul sito, con indicazione della data di ultimo aggiornamento.
Ultimo aggiornamento: 25 giugno 2026.